Самоперевірка · 15 хвилин

Чи готовий ваш процес до автоматизації

Десять питань, які я ставлю на кожному аудиті. Пройдіть їх самі, перш ніж замовляти впровадження.

Як проходити

Візьміть один процес, а не бізнес загалом. Той, який болить найбільше: обробка замовлень, підтримка клієнтів, узгодження закупівель, звітність по філіях.

Відповідайте як є, а не як має бути за регламентом. Документ бачите тільки ви.

Записуйте бали навпроти обраної відповіді. Три питання позначені як блокер, вони важать удвічі. Максимум 26 балів. Розшифровка внизу сторінки.

Питання нуль · Без балів

Як часто виконується цей процес?

Щодня або кілька разів на день Кілька разів на тиждень Кілька разів на місяць або рідше, і щоразу по-різному

A · Чи це взагалі процес

01 Опис процесу існує десь, окрім голови конкретної людини?

Перевірка: чи виконає новий співробітник процес від початку до кінця, маючи тільки документ.

Є документ, за яким нова людина справді пройде весь процес 0 Опис частковий, частина кроків тільки в голові 1 Опису немає, все тримається на конкретних людях 2

02 Чи буває, що на одне питання два документи або дві людини дають різні відповіді? Блокер

Перевірка руками: візьміть один спірний випадок і спитайте про нього двох людей окремо.

Відповіді збіглися 0 Розійшлися, але зафіксовано, чия версія головна 2 Розійшлися, і ніде не записано, хто головний 4

03 Що відбувається з винятками?

Винятки є в кожному процесі. Питання, чи їх хтось записує.

Є перелік винятків і що з ними робити 0 Частина записана, решта за домовленістю 1 Щоразу вирішують заново, на свій розсуд 2

B · Чи є чим годувати систему

04 Чи можна закрити типову задачу, маючи тільки регламент, без заходу в іншу систему? Блокер

Перевірка: візьміть п'ять останніх типових відповідей клієнтам. Скільки з них містять цифру або статус, якого немає в жодному документі?

Жодна, все є в регламенті 0 Одна з п'яти 2 Дві або більше 4

05 Скільки різних систем треба відкрити, щоб провести одну типову задачу від початку до кінця?

Порахуйте вкладки і програми, включно з поштою та месенджерами.

Одну 0 Дві 1 Три і більше 2

06 Які персональні дані проходять через цей процес і хто до них має доступ?

Критично, якщо у вас є підрозділ або клієнти за кордоном.

Перелік даних є, доступи розмежовані 0 Приблизно розуміємо, але не описано 1 Ніхто цього не перевіряв 2

C · Чи зрозумієте ви, що система спрацювала

07 Ви знаєте поточну цифру цього процесу? Блокер

Скільки задач на тиждень, скільки часу на одну, який відсоток переробок, яка оцінка від клієнтів за минулий місяць.

Виміряно, цифри під рукою 0 Частина виміряна, решта на око 2 Тільки оцінки на око 4

08 Хто перевірятиме роботу системи в перші тижні і скільки годин на це закладено?

Перший місяць-два будь-яка система працює під наглядом.

Людина визначена, години виділені 0 Людина є, окремого часу не виділено 1 Про це не думали 2

D · Очікування

09 Яку частку роботи ви розраховуєте зняти автоматизацією?

Запишіть відсоток, перш ніж читати варіанти.

До 50 відсотків на старті, далі росте 0 Від 50 до 70 відсотків одразу 1 Понад 70 відсотків одразу 2

10 Що станеться, якщо система впевнено видасть клієнту неправильну відповідь?

Не «якщо помилиться», а саме впевнено і правдоподібно.

Знаємо, хто помітить, за скільки часу і що робити далі 0 Помітимо, коли поскаржиться клієнт 1 Про це не думали 2

Результат

Складіть бали

Сім звичайних питань дають від 0 до 2 балів, три блокери від 0 до 4. Максимум 26.

Правило блокера. Якщо хоча б одне з питань 2, 4 або 7 дало вам 4 бали, ваш результат не може бути зеленим, якою б не була сума. Одна ця умова ламає впровадження самостійно.

0–6 балів, жодного блокера на 4

Можна будувати

Рідкісний результат. Вам не потрібен аудит, вам потрібен виконавець. Складайте технічне завдання і шукайте того, хто впровадить.

7–14 балів, або спрацював блокер

Аудит окупається

Процес існує, але в теперішньому вигляді він не автоматизується. Тут аудит коштує відчутно менше за впровадження і показує, що саме треба виправити до нього, а не після. Найдорожча помилка на цій позначці — почати будувати і виправляти по ходу.

15–26 балів

Далі залежить від питання нуль

Якщо процес щоденний або тижневий і на ньому зайняті кілька людей: починати впровадження зараз означає оплатити систему, яку через півроку доведеться переробляти. Аудит тут не бажаний, а обов'язковий.

Якщо процес рідкісний і щоразу різний: вам ще рано автоматизувати, і аудит теж рано. Робіть руками, записуйте, як робите, поверніться до цього списку через півроку.

Що далі

Я роблю аудит процесів перед автоматизацією: кажу, що варто впроваджувати, у якому порядку, а що поки ні. Так бізнес не платить за рішення, яке потім доведеться переробляти.

Хочете перевірити свої відповіді — напишіть мені. Стартовий дзвінок на 20 хвилин безкоштовний: я кажу, чи це взагалі задача для аудиту, і якщо ні, кажу прямо. Рішень на цьому дзвінку не даю, це не консультація.

Написати мені LinkedIn